Drei Bausteine, nicht einer. Ein Rechnungsprogramm, das Kunden, Positionen und Nummern selbst verwaltet. Ein Format, das die E-Rechnungs-Pflicht seit Januar 2025 erfüllt, also ZUGFeRD oder XRechnung. Und einen Weg, wie Belege und Buchungen beim Steuerberater landen, ohne dass jemand Dateien sortiert oder am Monatsende PDFs sammelt.

Die drei Stufen werden oft verwechselt

  • Das Rechnungsprogramm. Stammdaten, wiederkehrende Positionen, fortlaufende Nummern. Sie tippen die Adresse nicht mehr ab.
  • Das Format und der Weg zur Buchhaltung. Das Programm schreibt ZUGFeRD oder XRechnung und liefert dem Steuerberater einen Export.
  • Der Ablauf drumherum. Alles vor und nach der Rechnung, vom Beleg im Postfach bis zur abgelegten Datei.

Für die meisten kleinen Betriebe endet die Automatisierung auf Stufe eins, und das reicht. Wer Stufe drei kauft, obwohl Stufe eins fehlt, bezahlt eine Kette, die nichts zu tun hat.

Die E-Rechnungs-Pflicht setzt den Termin

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland E-Rechnungen im Geschäft mit anderen Firmen empfangen können. Ein PDF im Postfach zählt dafür nicht. Die Pflicht zum Versand kommt gestaffelt, ab 2027 für größere Betriebe und ab 2028 für alle.

Für die Auswahl heißt das eine Sache. Wer heute ein Rechnungsprogramm ohne ZUGFeRD und XRechnung nimmt, stellt spätestens 2028 wieder um.

Sind Kleinunternehmer verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen?

Nein. Seit dem Jahressteuergesetz 2024 steht in § 34a UStDV, dass eine Kleinunternehmer-Rechnung immer als sonstige Rechnung übermittelt werden darf, also weiter als PDF oder auf Papier. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen trotzdem, seit Januar 2025 und ohne Übergangsfrist. Ob Sie unter die Regelung fallen, sagt Ihnen Ihr Steuerberater.

Zum Empfang reicht am Anfang ein Mailpostfach. Die Arbeit fängt danach an, wenn aus der XRechnung im Anhang ein Beleg für die Buchhaltung werden soll. Zum Steuerrecht selbst sage ich nichts, dafür sitzt Ihr Steuerberater am längeren Hebel.

Wie kann ich den Rechnungseingang automatisieren?

Rechnungen und Belege kommen als PDF per Mail. n8n zieht sie aus dem Postfach, liest die wichtigen Werte aus, benennt die Datei und legt sie dort ab, wo Ihre Buchhaltung sie erwartet. Der Stapel am Monatsende wird kleiner, und der Steuerberater bekommt Ordnung statt einer Sammlung aus dem Postfach.

Der Schritt lohnt, sobald Sie Belege im Postfach suchen. Ein Handwerksprogramm bringt ihn ab Werk mit, Plancraft etwa mit einem DATEV-Export für Belege und Ausgangsrechnungen. Wie das dort aussieht, steht unter Plancraft.

Woran Sie merken, dass sich das lohnt

Bei mir waren es 33 Rechnungen im Jahr 2025, geschrieben in Lexware Office. Für eine Kette aus drei Werkzeugen lohnt das nicht, ein Rechnungsprogramm reicht dafür. Wie viele Rechnungen schreiben Sie im Monat, und wie oft stehen dieselben Positionen darauf?

Ab dem Punkt, an dem Sie Positionen aus alten Angeboten kopieren und Belege im Postfach suchen, kostet die Handarbeit mehr als das Programm. Wo dieser Punkt bei Ihnen liegt, sehe ich erst, wenn ich Ihren Ablauf einmal durchgehe.

Was ich mir zuerst ansehe

Zuerst zähle ich, wie viele Rechnungen im Monat entstehen und woher die Daten dafür kommen. Danach sage ich Ihnen, ob ein Rechnungsprogramm reicht oder ob sich der Ablauf drumherum lohnt.

Was hinter der Buchhaltung steckt, steht auf der Seite Buchhaltungsautomatisierung. Wie n8n solche Ketten verbindet, erkläre ich unter n8n erklärt. Für alles andere schreiben Sie mir über das Kontaktformular.