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Automatisierung

Abläufe automatisieren

Die echten Anfragen stecken in Ihrem Postfach zwischen Spam und Newslettern, und Sie sortieren sie jeden Tag heraus. Müssen Sie wöchentliche Berichte schreiben, Social-Media-Posts vorbereiten und veröffentlichen, Kundenanfragen sortieren und beantworten? Ich unterstütze Sie dabei, Ihre Prozesse so weit zu automatisieren, wie es sinnvoll ist.

Kostenloses Erstgespräch

Wie ich vorgehe

Erst messen, dann automatisieren.

Automatisierung lohnt sich nicht überall gleich. Diese fünf Schritte klären vorher, wo der Hebel wirklich sitzt, und sorgen dafür, dass hinterher niemand vor einer Black Box steht.

Prozess-Aufnahme

Ich gehe Ihre wiederkehrenden Abläufe Schritt für Schritt durch und halte fest, wie viel Zeit an jedem hängt.

Zeit- und Kostenmessung

Ich halte fest, wie lange ein Ablauf heute dauert und was er kostet. Danach ist vergleichbar, was die Automatisierung tatsächlich bringt.

Priorisierung nach Hebel

Wir entscheiden gemeinsam, welche Abläufe den größten Effekt haben. Quick-Wins zuerst, damit Sie früh den Unterschied spüren.

Sandbox-Test mit echten Daten

Bevor ein Ablauf scharf geschaltet wird, läuft er mit Ihren echten Daten in einer abgetrennten Umgebung. Fehler passieren dort, nicht im Betrieb.

Fehlerbehandlung und Alarmierung

Jeder Ablauf bekommt eine Behandlung für Sonderfälle, ein Protokoll und eine Meldung an Sie. Läuft etwas schief, sehen Sie es sofort.

Was am Ende auf dem Tisch liegt

Konkret, dokumentiert, übergebbar.

Kein Black-Box-System. Sie wissen am Ende, was läuft, warum es läuft und wie Sie es im Zweifel anhalten.

Prozess-Analyse

Eine Übersicht, welche Handgriffe bei Ihnen jede Woche wiederkehren und wie viel Zeit daran hängt. Daraus wird die Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.

n8n-Workflows

Abläufe mit klarer Logik und Behandlung für Sonderfälle, selbst gehostet oder in der Cloud. Der Workflow passt sich Ihrem Betrieb an, nicht umgekehrt.

Claude-Cowork-Setup

Mein eigenes Setup, mit Fähigkeiten zugeschnitten auf Ihren Arbeitsalltag. Ihre bestehenden Werkzeuge werden eingebunden, nicht ersetzt.

System-Integrationen

Verbindungen zwischen CRM, Buchhaltung, Shop und E-Mail. Daten wandern von selbst, niemand tippt sie zweimal ein.

Dokumentation

Jeder Ablauf, den ich einrichte, ist schriftlich festgehalten. Wenn später jemand anderes übernimmt, findet der sich zurecht.

Team-Schulung

Ich gehe die Abläufe mit Ihrem Team durch, bis jeder damit arbeiten kann. Das Wissen bleibt im Unternehmen.

Aus der Praxis

So sah das bei anderen aus.

Wolfs-Hunde

Von der Kursbuchung bis zur Rechnung ohne Handarbeit

Wann sich das lohnt

Wenn Verwaltung Sie ausbremst.

Für Betriebe, in denen dieselben Handgriffe regelmäßig wiederkehren.

Bei der Hundeschule Wolfs-Hunde wurden die Rechnungen abends nach dem Training geschrieben, eine nach der anderen. Das ist der Moment, in dem sich Automatisierung rechnet.

Typisch passt das zu Gastronomie und Hotellerie, wo der Verwaltungsaufwand neben dem operativen Geschäft mitwächst. Zu Event- und Veranstaltungsteams mit vielen manuellen Listen, Freigaben und Abstimmungen. Zu Handwerk und Dienstleistern, bei denen Angebote, Rechnungen und Kundenstamm noch in getrennten Systemen liegen. Und zum Einzelhandel mit Laden und Online, der beide Welten sauber zusammenführen will.

Wenn bei Ihnen jede Woche andere Dinge anfallen und sich kaum etwas wiederholt, bringt Automatisierung wenig. Das sage ich Ihnen im Erstgespräch, statt Ihnen ein Setup zu bauen, das sich nicht rechnet.

So läuft eine Automatisierung bei DDD ab

  1. Zuerst die Prozess-Aufnahme, also jeder wiederkehrende Arbeitsschritt einmal dokumentiert.
  2. Dann messe ich Zeit und Kosten je Schritt.
  3. Danach die Priorisierung nach Hebel, damit das Lohnendste zuerst läuft.
  4. Im Sandbox-Test läuft der Workflow mit echten Daten, bevor er live geht.
  5. Zuletzt Fehlerbehandlung und Alarmierung, damit Sie merken, wenn etwas hakt.

Als reine Beratung buchbar

Die Prozess-Analyse mit Zeitrechnung und die Reihenfolge, was sich zuerst lohnt, stehen für sich. Ob Sie die Workflows danach selbst bauen, einen anderen Dienstleister holen oder mich, entscheiden Sie. Der Bau ist ein eigener Auftrag.

Häufige Fragen

Was Kunden vorher fragen.

Brauche ich wirklich KI?

KI ist kein Selbstzweck. Wir schauen uns zuerst an, wo Sie Zeit verlieren. Wenn Automatisierung der richtige Hebel ist, setze ich sie ein. Wenn nicht, sage ich Ihnen das auch.

Das klingt teuer.

Deshalb das Phasen-Modell. Wir fangen mit einem Quick-Win an, der sich messbar lohnt. Erst wenn der trägt, gehen wir den nächsten Schritt.

Was, wenn das System ausfällt?

Jeder Workflow hat Fehlerbehandlung, Logging und einen klaren Fallback. Sie bekommen eine Alarmierung, ich behebe den Fehler, und alles ist dokumentiert, damit Sie nicht von mir abhängig sind.

Wir sind nicht technisch.

Sie müssen die Systeme nicht warten, das übernehme ich. Sie sehen nur, dass die Abläufe laufen, und haben eine schriftliche Anleitung für den Fall, dass ein Kollege etwas anpassen will.

Wie messen wir den Erfolg?

Konkret in gesparten Stunden pro Woche. Vor dem Start halten wir fest, wie lange ein Ablauf heute dauert, danach vergleichen wir mit der automatisierten Version.

Ist n8n wirklich kostenlos?

Die selbst gehostete Software ist kostenlos, das stimmt. Sie läuft unter einer fair-code-Lizenz, die den Eigenbetrieb gratis erlaubt. Bezahlt wird das Drumherum. Ein kleiner Server ab etwa 5 bis 15 Euro im Monat und einmalig die Einrichtung. Alternativ gibt es eine fertige Cloud-Version ab rund 20 Euro im Monat, ohne eigenen Server.

Ist meine Datenverarbeitung damit DSGVO-konform?

Selbst gehostet liegen die Daten auf Ihrem eigenen Server, nicht bei einem US-Anbieter. Das ist ein klarer Vorteil bei der DSGVO. Auch die Cloud-Version von n8n läuft auf Servern in Frankfurt, also innerhalb der EU. Die konkrete Konformität hängt immer vom einzelnen Ablauf ab, das klären wir vorher gemeinsam.

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