Wolfs-Hunde

Die Herausforderung: ein Start ohne Website und mit viel Handarbeit

Wolfs-Hunde ist eine Hundeschule bei Wetzlar mit Schwerpunkt auf Hundetraining und Maulkorbberatung, geführt von einer Einzelunternehmerin. Als das Projekt startete, gab es keine Website. Kursanfragen kamen über Telefon, Mail und soziale Netzwerke herein, Termine wurden von Hand abgestimmt, und jede Rechnung wurde einzeln geschrieben. Das funktioniert, solange die Zahl der Kurse klein bleibt. Mit wachsender Auslastung wird daraus ein zweiter Job.

Dazu kam ein Punkt, der in Erstgesprächen oft untergeht. Ein großer Teil der eingehenden Nachrichten waren immer dieselben Fragen. Für welchen Hund ist welcher Kurs geeignet, was kostet er, was muss ich mitbringen, wie läuft eine Maulkorbberatung ab. Jede einzelne Antwort kostet ein paar Minuten. Zusammengerechnet ist das jede Woche ein Block, der beim Training fehlt.

Der Wunsch war deshalb von Anfang an klar umrissen. Es sollte eine Website geben, über die Kurse direkt gebucht werden können, und die Abrechnung sollte danach nicht mehr von Hand passieren.

Die Lösung: Buchung, Rechnung und Antworten laufen zusammen

Ich habe die Website mit Webflow gebaut. Kurse und FAQ liegen im CMS, damit sie ohne mich gepflegt werden können. Das war eine bewusste Entscheidung. Eine Hundeschule ändert Kurstermine und Inhalte häufiger, als es sich lohnt, dafür jedes Mal jemanden zu beauftragen.

Für die Buchung kam ZEEG dazu. Kunden sehen freie Termine und buchen ihren Platz selbst, ohne dass vorher jemand antworten muss.

Dahinter läuft ein Workflow in n8n, und dort steckt der eigentliche Aufwand des Projekts. Er nimmt die Buchung und die Zahlung aus Stripe entgegen, legt den Kunden in sevDesk an, erstellt die Rechnung, verschickt sie und verbucht die Belege aus Stripe und PayPal auf die richtigen Konten. Gerade dieses saubere Verbuchen der Zahlungsbelege ist in der Praxis der Teil, der am meisten Zeit frisst und am ehesten liegen bleibt.

Die Rückfragen selbst habe ich über die Struktur der Seite angegangen. Die FAQ sind durchsuchbar. Wer wissen will, ob ein Kurs zu seinem Hund passt, findet die Antwort auf der Seite, statt sie per Nachricht zu stellen.

Das Ergebnis: der Ablauf läuft, ohne dass jemand ihn anstößt

Von der Buchung bis zur verbuchten und versandten Rechnung passiert nichts mehr von Hand. Die Inhaberin sieht den Stand, muss ihn aber nicht mehr selbst herstellen. Was vorher abends nach dem Training erledigt wurde, läuft jetzt im Hintergrund mit.

Kostenlos ist das nicht. Für den Professional-Plan, die Dienste und die Tools liegen die laufenden Kosten bei rund 50 Euro im Monat. Das sage ich vor jedem Automatisierungsprojekt, weil diese Rechnung sonst erst hinterher aufgemacht wird. Bei der Menge an Verwaltung, die hier wegfällt, geht sie klar auf.

Das Projekt lief über etwa sechs Monate.