Buchhaltungsautomatisierung

Buchhaltung automatisieren

Rechnungen abends von Hand schreiben, Belege aus Stripe und PayPal am Monatsende sortieren, dieselben Daten dreimal eintippen. Genau das lässt sich abgeben. Ich verbinde Ihre bestehenden Systeme so, dass aus einer Buchung von selbst eine Rechnung wird und der Beleg dort landet, wo Ihr Steuerbüro ihn erwartet.

Kostenloses Erstgespräch

Wie ich vorgehe

Erst der Beleg, dann die Schnittstelle.

Fünf Schritte. Bevor irgendetwas verbunden wird, steht fest, wie eine Rechnung heute entsteht und was Ihr Steuerbüro davon braucht.

Beleg- und Rechnungslauf aufnehmen

Ich gehe durch, wie eine Rechnung heute entsteht, wer sie verschickt und wo der Beleg am Ende landet.

Schnittstellen-Prüfung

Welche Ihrer Systeme eine offene Schnittstelle haben und welche nicht. Davon hängt ab, was sich verbinden lässt und was Handarbeit bleibt.

Abstimmung mit dem Steuerbüro

Bevor etwas automatisch verbucht wird, klären wir mit Ihrem Steuerberater, auf welche Konten was laufen soll.

Sandbox-Test mit echten Daten

Bevor ein Ablauf scharf geschaltet wird, läuft er mit Ihren echten Daten in einer abgetrennten Umgebung. Fehler passieren dort, nicht im Betrieb.

Fehlerbehandlung und Alarmierung

Jeder Ablauf bekommt eine Behandlung für Sonderfälle, ein Protokoll und eine Meldung an Sie. Läuft etwas schief, sehen Sie es sofort.

Was am Ende auf dem Tisch liegt

Angebunden, dokumentiert, übergebbar.

Sie wissen am Ende, welcher Schritt wo passiert und wie Sie ihn im Zweifel anhalten.

Automatische Rechnungsstellung

Aus Buchung oder Bestellung entsteht die Rechnung von selbst, wird verschickt und abgelegt. Niemand tippt sie mehr ab.

Anbindung an Ihre Buchhaltung

Lexoffice, sevDesk oder Ihr bestehendes System übernimmt Belege und Kunden automatisch. Das Steuerbüro bekommt, was es braucht.

Zahlungsabgleich

Eingänge aus Stripe, PayPal und Bank landen auf den richtigen Konten, statt am Monatsende von Hand sortiert zu werden.

n8n-Workflows

Abläufe mit klarer Logik und Behandlung für Sonderfälle, selbst gehostet oder in der Cloud. Der Workflow passt sich Ihrem Betrieb an, nicht umgekehrt.

Dokumentation

Jeder Ablauf, den ich einrichte, ist schriftlich festgehalten. Wenn später jemand anderes übernimmt, findet der sich zurecht.

Team-Schulung

Ich gehe die Abläufe mit Ihrem Team durch, bis jeder damit arbeiten kann. Das Wissen bleibt im Unternehmen.

Aus der Praxis

So sah das bei anderen aus.

Wolfs-Hunde

Von der Kursbuchung bis zur Rechnung ohne Handarbeit

Wann sich das lohnt

Wenn die Buchhaltung erst nach Feierabend passiert.

Für Betriebe, in denen regelmäßig Rechnungen entstehen und jede davon durch dieselben Handgriffe läuft.

Der Schuhkarton am Monatsende ist kein Klischee. Beleg, Zahlung und Rechnung liegen in drei verschiedenen Programmen, und am Ende sortiert das jemand von Hand.

Typisch sind Solo-Selbstständige mit vielen kleinen Rechnungen, Kursanbieter und Dienstleister mit wiederkehrenden Buchungen, Händler mit Zahlungen aus mehreren Kanälen und Handwerksbetriebe, bei denen Angebot, Rechnung und Buchhaltung in getrennten Programmen liegen.

Bei Wolfs-Hunde läuft genau das. Aus einer Kursbuchung entsteht die Rechnung, sie geht raus, und die Belege aus Stripe und PayPal werden auf den richtigen Konten verbucht. Was vorher abends nach dem Training erledigt wurde, passiert jetzt im Hintergrund.

Wenn Sie zehn Rechnungen im Jahr schreiben, lohnt der Aufwand nicht. Das rechne ich vorher aus und sage es Ihnen.

So läuft die Buchhaltungsautomatisierung bei DDD ab

Zuerst nehme ich auf, wie eine Rechnung heute entsteht und wo der Beleg landet.
Die Schnittstellen-Prüfung zeigt, was sich verbinden lässt. Eingehende Rechnungen erkennt der Ablauf per Texterkennung und kontiert sie.
Mit Ihrem Steuerbüro kläre ich, auf welche Konten was läuft.
Im Sandbox-Test läuft jeder Ablauf mit Ihren echten Daten, bevor er live geht.
Zuletzt bekommt jeder Ablauf Fehlerbehandlung, Protokoll und eine Meldung an Sie. Buchungsbelege lege ich für die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren ab.

Was brauche ich, um elektronische Rechnungen zu empfangen?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Für den Empfang genügt zunächst ein E-Mail-Postfach, dazu meist eine Software, die das strukturierte Format lesbar macht. Eine PDF-Rechnung erfüllt die Anforderung seit 2025 nicht mehr. Übergangsfristen gelten nur für den Versand, nicht für den Empfang.

Wie kann ich Rechnungen automatisiert erstellen?

Der Auslöser ist ein Ereignis im Tagesgeschäft, eine Buchung, ein Auftrag oder eine Zahlung. Daraus erzeugt ein Ablauf die Rechnung, verschickt sie und legt den Beleg dort ab, wo die Buchhaltung ihn erwartet. Der Weg führt über Ihr Rechnungsprogramm und ein Werkzeug wie n8n, das die Systeme verbindet. Ohne saubere Stammdaten funktioniert das nicht.

Das ersetzt keine Steuerberatung. Es ist der Stand vom 9. September 2026 mit Quellen.

Häufige Fragen

Was Kunden vorher fragen.

Ersetzt das meinen Steuerberater?

Nein. Es liefert ihm sauber vorbereitete Daten statt eines Schuhkartons. Wie gebucht wird, entscheidet weiterhin Ihr Steuerbüro, und ich stimme die Kontenlogik vorher mit ihm ab.

Lexoffice oder sevDesk, was ist besser?

Beides funktioniert, und beides hat eine offene Schnittstelle. Die Entscheidung fällt danach, womit Ihr Steuerbüro arbeitet und welche Funktionen Sie wirklich brauchen. Wenn eines davon schon im Einsatz ist, bleibt es meistens.

Mein System ist alt und hat keine Schnittstelle.

Dann prüfe ich zuerst, ob sich Daten exportieren lassen und ob ein Zwischenschritt genügt. Wenn gar nichts geht, sage ich das, statt eine Brücke zu bauen, die bei jedem Update wieder zusammenfällt.

Was passiert, wenn eine Rechnung falsch rausgeht?

Jeder Ablauf hat eine Prüfstelle und meldet sich, wenn etwas nicht passt. Auf Wunsch geht am Anfang keine Rechnung ohne Ihre Freigabe raus. In der Praxis wird nach ein paar Wochen fast immer auf automatisch umgestellt, weil nichts mehr auffällt.

Ist meine Datenverarbeitung damit DSGVO-konform?

Selbst gehostet liegen die Daten auf Ihrem eigenen Server, nicht bei einem US-Anbieter. Das ist ein klarer Vorteil bei der DSGVO. Auch die Cloud-Version von n8n läuft auf Servern in Frankfurt, also innerhalb der EU. Die konkrete Konformität hängt immer vom einzelnen Ablauf ab, das klären wir vorher gemeinsam.

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