Was n8n eigentlich ist

n8n ist ein Werkzeug für Workflow-Automation. Sie verbinden damit Ihre Programme und Online-Dienste zu Abläufen, die ohne Ihr Zutun durchlaufen. Formular, Postfach, CRM, Buchhaltung, Kalender, Tabelle. Was vorher jemand von Hand von A nach B getragen hat, macht n8n selbst, im Hintergrund, rund um die Uhr.

Gebaut werden diese Abläufe auf einer Fläche, auf der man Kästchen setzt und mit Linien verbindet. Jedes Kästchen ist ein Schritt. Anfrage empfangen, Daten sortieren, Eintrag anlegen, Mail senden. Für den einfachen Fall reicht das ohne eine einzige Zeile Code. Wo es kniffliger wird, geht auch eigene Logik rein. Das ist der Teil, den ich übernehme.

Fair-code statt Open Source, der feine Unterschied

Über n8n liest man oft, es sei Open Source. Das stimmt so nicht ganz, und weil der Punkt für die Kosten wichtig ist, will ich ihn sauber hinstellen. n8n läuft unter der sogenannten Sustainable Use License, das Modell nennt sich fair-code.

Praktisch heißt das für Sie. Der Quellcode ist offen einsehbar. Sie dürfen n8n kostenlos auf Ihrem eigenen Server betreiben, für Ihren eigenen Betrieb, so viel Sie wollen. Was die Lizenz einschränkt, ist der Weiterverkauf. Sie dürfen n8n nicht als eigenes Bezahlprodukt an andere vermarkten. Für einen normalen Handwerksbetrieb oder Laden spielt diese Grenze keine Rolle. Sie nutzen es für sich, und das ist ausdrücklich erlaubt.

Nach der offiziellen Definition der Open Source Initiative ist fair-code kein Open Source, weil echte Open-Source-Lizenzen keine Nutzungsgrenzen enthalten dürfen. n8n selbst nennt sich deshalb bewusst nicht Open Source. Für Ihren Alltag ändert das nichts. Sie bekommen den offenen Code und die Selbst-Hosting-Freiheit trotzdem.

Drei Abläufe aus der Praxis

Damit das nicht abstrakt bleibt, drei Ketten, die ich so schon gebaut habe.

Anfragen ohne Abtippen. Eine Nachricht landet im Formular. n8n greift sie ab, legt den Kontakt im CRM an, erstellt eine Aufgabe für die Nachverfolgung und schickt dem Interessenten sofort eine Eingangsbestätigung mit Ihrem Namen darunter. Die tägliche Tipp-Arbeit fällt weg, und niemand wartet mehr zwei Tage auf eine erste Antwort.

Belege sortieren. Rechnungen und Belege kommen als PDF per Mail. n8n zieht sie aus dem Postfach, liest die wichtigen Werte aus, benennt die Datei sauber und legt sie dort ab, wo Ihre Buchhaltung sie erwartet. Der Schuhkarton am Monatsende wird kleiner, und der Steuerberater freut sich über Ordnung.

Zahlen einmal die Woche. Umsatz aus dem Shop, Termine aus dem Kalender, Anfragen aus dem Formular. Statt sich das aus drei Programmen zusammenzuklicken, schickt n8n Ihnen jeden Montag einen fertigen Bericht ins Postfach. Sie sehen den Stand, ohne selbst zu sammeln.

Das sind Beispiele, keine Preisliste. Was bei Ihnen Sinn ergibt, hängt davon ab, wo bei Ihnen die Zeit versickert. Genau das schaue ich mir vorher an.

Wo sich n8n nicht lohnt

Nicht jeder Ablauf gehört automatisiert, und das sage ich lieber vorher.

Bei einem Vorgang, der zweimal im Monat vorkommt, rechnet sich die Sache selten. Automatisieren kostet erst einmal Einrichtung. Dieser Aufwand muss durch die gesparte Zeit wieder reinkommen, und bei seltenen Handgriffen dauert das zu lange oder passiert nie. Ein Ablauf, der jeden Tag läuft, ist ein guter Kandidat. Etwas, das Sie alle paar Wochen einmal machen, meistens nicht.

Auch wo bei jedem Schritt ein Mensch entscheiden muss, ist Automatisierung der falsche Hebel. n8n nimmt Ihnen die stumpfe Wiederholung ab, nicht das Urteil. Das ist ein Vorteil, kein Mangel. Sie behalten die Entscheidungen und geben nur die Fleißarbeit ab.

Was n8n kostet

Reden wir über echte Zahlen, denn günstig hilft Ihnen bei der Entscheidung nicht.

Es gibt zwei Wege. Weg eins ist die fertige Cloud-Version, gehostet von n8n selbst. Die Preise starten beim Starter-Tarif mit rund 20 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, der Pro-Tarif liegt bei rund 50 Euro. Bei monatlicher Zahlung wird es jeweils etwas teurer. Diese Server stehen in Frankfurt, also innerhalb der EU, was für den Datenschutz sauber ist.

Weg zwei ist selbst gehostet, und hier muss ich mit einem Missverständnis aufräumen. Man liest oft, selbst hosten sei kostenlos. Die Software ist es. Die Lizenz für den Eigenbetrieb kostet keinen Cent. Was Geld kostet, ist der Server, auf dem das Ganze läuft, und die Einrichtung. Einen kleinen Server dafür gibt es ab etwa 5 bis 15 Euro im Monat. Dazu kommt einmalig meine Arbeit für Aufbau und Absicherung. Die laufende Software ist gratis, das Drumherum nicht. So ehrlich gehört das auf den Tisch.

Der Vergleich mit Zapier, dem bekanntesten Konkurrenten, geht so. Zapier rechnet in US-Dollar ab und zählt jeden einzelnen Arbeitsschritt als kostenpflichtige Aufgabe. Ein Ablauf mit fünf Schritten, tausendmal ausgeführt, sind bei Zapier fünftausend gezählte Aufgaben. Bei n8n zählt derselbe Ablauf als tausend Durchläufe, egal wie viele Schritte drinstecken. Bei einfachen Ketten fällt das kaum ins Gewicht. Sobald es viele Schritte und viel Volumen werden, ist der Unterschied deutlich. Zapier ist ohne eigenen Server schneller angeschaltet. n8n gehört Ihnen und wird bei Menge nicht teuer pro Klick.

Und wenn Ihr Vorhaben für den DIGI-Zuschuss Hessen infrage kommt, deckt der bis zur Hälfte der Projektkosten.

Was das für Sie heißt

Sie bekommen einen Ablauf, der still im Hintergrund läuft und Ihnen jeden Tag die immer gleichen Handgriffe abnimmt. Ich schaue mir vorher an, wo bei Ihnen wirklich Zeit draufgeht, und automatisiere nur das, was sich rechnet. Kein Selbstzweck, kein Automatisieren um des Automatisierens willen.

Und weil ich es selbst gehostet aufsetzen kann, liegen Ihre Daten auf Ihrem Server statt bei einem Anbieter in Übersee. Wer Kundendaten verarbeitet, weiß, warum das ein Argument ist.