Hinweis. Der Plancraft-Link in diesem Artikel ist ein Werbelink. Schließen Sie darüber ein Abo ab, bekomme ich eine Provision. Für Sie kostet es dasselbe. Was die Software nicht kann, steht weiter unten trotzdem drin.

Was Plancraft eigentlich ist

Plancraft ist Bürosoftware für Handwerksbetriebe. Alles, was zwischen der ersten Besichtigung und der Schlussrechnung passiert, läuft in einem Programm. Aufmaß, Kalkulation, Angebot, Auftrag, Zeiterfassung, Lieferschein, Rechnung.

Die Software läuft im Browser, dazu gibt es Apps fürs Handy und fürs Tablet. Der Kollege nimmt auf der Baustelle Maße auf, und im Büro steht die Kalkulation schon da. Das ist der eigentliche Punkt: Eine Zahl wird einmal erfasst und steht danach überall, wo sie gebraucht wird.

Damit klar ist, wovon hier nicht die Rede ist. Ein Rechnungsprogramm schreibt Rechnungen. Plancraft bildet den ganzen Auftrag ab, von der Anfrage bis zur Zahlung. Das ist deutlich mehr Software. Es kostet auch deutlich mehr.

Wofür es im Handwerksbetrieb stark ist

Sechs Dinge fallen im Alltag ins Gewicht.

  • Aufmaß und Kalkulation hängen zusammen. Maße werden vor Ort in der App erfasst und wandern direkt in die Kalkulation. Kein Zettel, der abends abgetippt wird, und kein Zahlendreher beim Abtippen.
  • Stammdaten einmal pflegen. Holzarten, Beschläge, Furniere und Plattenware liegen mit Preis und Zeitansatz im System. Beim Kalkulieren stehen Material- und Lohnkosten sofort da. Für eine Schreinerei ist das der Unterschied zwischen einem Angebot in zwanzig Minuten und einem Angebot am Abend.
  • Zeiterfassung und Projektübersicht. Wer wann auf welcher Baustelle war, steht im System statt auf Stundenzetteln. Der Stand eines Projekts ist einsehbar, ohne dass jemand im Büro anruft und nachfragt.
  • E-Rechnung ist ohne Aufpreis drin. Plancraft erzeugt XRechnung und ZUGFeRD, und zwar in jedem Tarif. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland E-Rechnungen im Geschäft mit anderen Firmen empfangen können. Die Pflicht zum Versand kommt gestaffelt, ab 2027 für Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle. Wer heute schon das richtige Format schreibt, hat das Thema vom Tisch.
  • Die Daten liegen in Deutschland. „Unsere Server stehen in Deutschland“, schreibt der Anbieter in seinen häufigen Fragen. Wer Kundenadressen, Preise und Kalkulationen in eine Cloud legt, sollte wissen, wo diese Cloud steht.
  • Der Steuerberater bekommt, was er braucht. Es gibt einen DATEV-Export für Belege und Ausgangsrechnungen. Materialkataloge kommen über DATANORM herein, Ausschreibungsdaten über GAEB.

Warum die Wahl bei der Schreinerei darauf fiel

Die Anfrage kam als Website-Anfrage. Ein junger Betrieb, gegründet 2023, Aufträge liefen über Empfehlung, und im Raum stand die Frage, ob sich eine Website zu diesem Zeitpunkt überhaupt lohnt. Im Erstgespräch kam dann mehr auf den Tisch als die Website. Die ganze Geschichte steht im Fall der Schreinerei Wolf Eckhardt.

Für den Büroteil habe ich mir angesehen, wie Angebote, Abrechnung und Projektsteuerung tatsächlich ablaufen, und danach passende Software gesucht. Plancraft hat gewonnen, weil es genau die drei Stellen abdeckt, an denen die Zeit verschwand, und weil ein Mitarbeiter auf der Baustelle damit zurechtkommt, ohne vorher einen Kurs zu belegen.

Vorher habe ich die Software über einen eigenen Testzugang durchgespielt. Ein Satz daraus ist wichtiger als jede Funktionsliste. Der Aufwand steckt nicht in der Software, er steckt in den Stammdaten. Wer Holzarten, Beschläge und Plattenware sauber einpflegt, kalkuliert danach schnell. Wer diesen Schritt überspringt, hat ein teures Adressbuch gekauft. Genau diese Arbeit mache ich bei der Einrichtung mit, sonst passiert sie nie.

Wo Plancraft aufhört

Das ist der wichtigste Abschnitt hier, und der, den Sie in den Verkaufsunterlagen nicht finden. Plancraft macht keine Buchhaltung.

Einnahmenüberschussrechnung, Umsatzsteuervoranmeldung und Elster sind nicht drin. Sie brauchen ein zweites Programm daneben, Lexware Office oder sevdesk. Ich fahre selbst Lexware Office und kenne den Preis dieser Zweiteilung. Zwei Abos, zwei Anmeldungen, und bei jeder offenen Rechnung die stille Frage, welches der beiden Systeme gerade recht hat.

Drei weitere Lücken gehören dazu.

  • Kein Lager- und Bestellwesen. Wer Material bevorratet und nachbestellt, verwaltet das weiter woanders.
  • Die Verwaltung offener Posten ist einfach gehalten. Für ein mehrstufiges Mahnwesen reicht sie nicht.
  • Wiederkehrende Rechnungen gibt es nicht. Wer Wartungsverträge monatlich abrechnet, tippt sie weiter von Hand.

Für einen Schreinerbetrieb ist nichts davon ein Ausschlussgrund. Für einen Betrieb, der von Wartungsverträgen lebt, wäre es einer.

Was andere Nutzer berichten

Alles bisher Geschriebene steht auf einem einzigen Betrieb. Damit das nicht die ganze Wahrheit bleibt, hier der Blick in die öffentlichen Bewertungen, mit der nötigen Vorsicht.

Erst die Zahlen. Auf Trustpilot steht Plancraft bei 4,5 von 5 Sternen aus 238 Bewertungen, 80 Prozent davon fünf Sterne, 5 Prozent ein oder zwei. Auf dem Portal OMR Reviews sind es 4,7 von 5, allerdings aus nur zwölf Bewertungen. Beides taugt als Stimmungsbild, nicht als Messwert. Trustpilot vermerkt beim Anbieter ausdrücklich, dass er seine Kunden zur Bewertung einlädt. Eine eingeladene Stichprobe ist keine zufällige.

Beim Support gehen die Erfahrungen deutlich auseinander. Die Mehrheit lobt ihn, eine Bewertung fasst es mit „Der Support ist hervorragend“ zusammen. Daneben stehen „Support ist wenig entgegenkommend eher schlecht geschultes Personal“ und auf OMR „Support Anfragen werden ignoriert“. Erreichbar ist er laut Anbieter per Telefon, E-Mail und WhatsApp.

Zur App zwei Einschränkungen, die ich weiter oben nicht genannt habe. Ein Nutzer vermisst dort Grundfunktionen, „wesentliche Funktionen wie das Aufrufen von Kontakten oder direkte Schnittstellen fehlten“. Aus dem Sanitär- und Heizungsbereich kommt eine längere Liste, darunter Datanorm-Rabattgruppen und flexible Zugriffsrechte. Die Rabattgruppen treffen vor allem Gewerke, die über den Großhandel einkaufen. Die Zugriffsrechte treffen jeden, der mehr als zwei Leute im System hat.

Und ein Satz, der genau das bestätigt, was weiter oben über die Stammdaten steht. Ein Handwerker schreibt, er sei „alleine tatsächlich nicht zurecht gekommen, auch mit den ganzen YouTube Videos“. Die Software ist einfach zu bedienen. Das Einrichten ist es nicht.

Was Plancraft kostet

Plancraft hat drei Pakete. Bei jährlicher Vorauszahlung kostet Business 59,90 Euro im Monat, Pro 109,90 Euro und Premium 199,90 Euro, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Wer monatlich zahlt, liegt bei 74,90, 139,90 und 249,90 Euro. Wer sich zwei Jahre bindet, bei 47,92, 87,92 und 159,92 Euro.

Damit ist die Rechnung nicht fertig, und das sollte man vorher wissen. Im Paketpreis steckt genau ein Büronutzer bei Business, zwei bei Pro und drei bei Premium. Jeder weitere Büronutzer kostet bei jährlicher Zahlung 49,90 Euro im Monat. Jeder Mitarbeiter, der nur die App auf der Baustelle braucht, kostet 19,90 Euro.

Ein Beispiel mit Zahlen. Ein Betrieb mit einer Person im Büro und drei Leuten auf der Baustelle, Paket Business, jährlich gezahlt. Das sind 59,90 Euro plus dreimal 19,90 Euro, also 119,60 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer. Rund 1.435 Euro im Jahr.

Das ist kein kleines Geld für einen jungen Betrieb, und ich habe das dem Kunden auch so gesagt. Die Rechnung geht trotzdem auf, wenn die Alternative heißt, weiter Abende mit Angeboten und Projektsteuerung zu verbringen. Sie geht nicht auf, wenn im Monat fünf Angebote rausgehen.

Testen können Sie vorher. Plancraft läuft sieben Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, und schaltet danach von allein in einen kostenlosen Tarif mit eingeschränktem Funktionsumfang. Es verlängert sich nichts automatisch. Plancraft ansehen und testen (Werbelink)

Für wen sich das nicht lohnt

Ein Ein-Mann-Betrieb mit fünf Angeboten im Monat braucht das nicht. Da kostet die Software mehr Zeit in der Pflege, als sie im Büro einspart.

Wer ausschließlich Rechnungen schreibt und weder kalkuliert noch Zeiten erfasst, fährt mit einem reinen Rechnungsprogramm günstiger. Wer eine echte Warenwirtschaft mit Lager und Bestellwesen braucht, sucht in einer anderen Kategorie. Und wer die Stammdaten nicht pflegen will, sollte es lassen. Ohne diese Arbeit bleibt von der Kalkulation nichts übrig.

Was das für Sie heißt

Ich verkaufe keine Software. Ich schaue mir an, wo im Betrieb die Zeit verschwindet, und suche danach das Werkzeug. Manchmal ist die Antwort Plancraft. Manchmal reicht ein einfaches Rechnungsprogramm. Und manchmal ist das Problem gar keine Software, sondern eine Absprache, die nie getroffen wurde.

Wenn es Plancraft wird, richte ich es ein und pflege die Stammdaten mit Ihnen ein, weil genau dort entschieden wird, ob sich das Abo rechnet. Wie so eine Bestandsaufnahme abläuft, steht unter Automatisierung.

Der Zugang gehört Ihnen, das Konto läuft auf Ihren Namen, und Sie sind an mich nicht gebunden. Holen Sie später jemand anderen dazu, übernimmt der ohne Umweg.