GAIL Night Market

Die Herausforderung: ein großes Event, viele Anspruchsgruppen, kleines Team

Der GAIL Night Market ist ein kuratierter Tag- und Nachtmarkt in Gießen, veranstaltet von TD Entertainment GmbH in der historischen Fliesenfabrik GAIL. Da dies der erste Markt in dieser Lokation war, gab es noch keinerlei Projektstruktur und es musste alles in kürzester Zeit aufgebaut und eingerichtet werden. Es gab keine Instagram Seite, keinen Presseverteiler, keine Sponsoren Liste, kein Bild oder Videomaterial von vorangegangenen Märkten, keine Liste von Ausstellern, die beim letzten Mal dabei waren. Zusätzlich kam erschwerend hinzu das dies das erste gemeinsame Projekt war und ich aufgrund meines Claude-Setups remote von zuhause arbeiten musste. Es mussten also zusätzlich Kommunikationswege und Verhaltensweisen im Team etabliert werden.

Es war recht schnell klar, dass neben der reinen Websitegestaltung sehr viel mehr Zuarbeit von mir nötig ist. Angefangen beim Aussteller-Bewerbungsformular, über die Einrichtung einer Datenbank für diese, hin zu automatisierten Abläufen wie die Generierung von Instagram Beiträgen aus den Daten, welche die Aussteller bei der Anmeldung zur Verfügung gestellt haben .

Die Lösung: eine Website, ein Claude-Cowork-Setup & ein Telegram-Bot

Die Website transportiert die Stärken des Events, die Location, das Format und den kuratierten Anspruch, der den Markt von einem Flohmarkt unterscheidet. Für die reibungslose Bewerbung der Aussteller gibt es ein Anmeldeformular welches Rubrik, Website, Social Channels, Beschreibung, Bildmaterial, gewünschte Standplatzgröße und zusätzlich benötigtes Equipment abfragt und speichert.

Jede Bewerbung läuft über einen n8n-Workflow in eine Notion-Datenbank. Dort steht zusätzlich, wie der Stand der jeweiligen Bewerbung ist - ob der Aussteller ausgewählt wurde, ob der Standplatz gebucht ist und ob es Rückfragen per Mail gab, ob die Mail zur Standplatzbuchung versendet wurde, etcetera. Alles an einer Stelle,weitestgehend automatisiert und vorallem duch unser Claude-Cowork-Setup durchsuchbar. Bei Rückfragen duch Aussteller war es uns möglich einfach im Chat zu fragen: "Hat Aussteller XY seinen Standplatz bezahlt?", oder "Wieviele Aussteller aus der Rubrik Schmuck haben sich bisher angemeldet?".

Im angesprochenen Claude-Cowork Setup wurden grundsätzliche Informationen zum Markt festgehalten, was uns die Arbeit zur gezielten Ansprache von Ausstellern, Sponsoren und Multiplikatoren vereinfacht hat. Recherche, vorbereitete Mailentwürfe, Pressemeldungen und Unterlagen für Sponsorengespräche wurden durch dieses Setup weitestgehend automatisiert erstellt.

Der Teil, der uns den Alltag am meisten erleichtert hat, war die Social Media Automatisierung. Ich habe einen Instagram-Workflow gebaut, der sich Bilder und Informationen aus der Notion-Ausstellerdatenbank zieht und daraus weitestgehend fertige Beiträge mit Caption, Hashtags und Bild-Overlays erzeugt. Die Beiträge wurden dann vorbereitet, in den zuvor erstellten Redaktionsplan eingeplant und erst nach Freigabe in der Schedule veröffentlicht.

Dazu kam ein Telegram-Bot für alles, was spontan passiert. Beim Aufbau ein Foto machen, einen Stichpunkt dazu schicken, fertig. Der Bot kreiert entsprechnd definierter Vorgaben TExt und Hashtags und sortiert den Beitrag selbst in einen freien Termin im Redaktionsplan ein. Dieser muss dann nur noch freigegebenen werden und wird dann durch den bestehenden Workflow verarbeitet.

Über das Claude-Cowork- und VS-Code-Setup wurden die Daten der über hundert Aussteller automatisiert ins Content-Management-System von Webflow eingepflegt, sodas wir all unsere Aussteller mit wenigen Klicks auf der Website präsentieren konnten. Dasselbe Setup lieferte die Auswertungen. Vor dem Event mussten wir zum Beispiel wissen, wie viele Aussteller einen Stromanschluss oder einen Garderobenständer zu ihrem Standplatz gebucht hatten, um die Mengen rechtzeitig zu bestellen. Für die Kuration haben wir auf diesem Wege Claude-Artefakte erstellt die in Form eines interaktiven klickbaren Moodboards bei der Auswahl geeigneter Aussteller sehr geholfen haben.

Und Zuletzt haben wir auch Social Media Ads und Google Ads in das Setup integriert um per Chat Status, Performance und Optimierungspotential zu erfassen. Gerade das gegenseitige Optimieren von Social und google Ads ist durch Ki-gestütztes Setup ein echter Gewinn. Agenturen lassen sich gut bezahlen um Auswertungen zu lesen und Schlüsse daraus zu ziehen.

Das Ergebnis: ein kleines Team mit der Schlagkraft eines großen

Ein sehr kleines Team von drei Personen hat damit die komplette Kommunikation und Organisation für ein neues Event gestemmt. Bewerbungen, Ads-Kampagnen, Sponsoren-Ansprache, Standplatzvergabe und Social Media liefen nebenher weiter, während an der konkreten Ausgestaltung des Marktes gearbeitet wurde.

Das Projekt lief über etwa neun Monate und mittlerweile drei Märkte. Der Aufwand steckte weniger im Design einer Website als in den Abläufen die dahinter stecken.