Event
GAIL Night Market
Wir haben ein neues Event aus dem Boden gestampft, mit einem kleinen Team. Dass Anmeldungen, Kommunikation und Social Media im Hintergrund liefen, hat uns enorm den Rücken freigehalten.
Die Herausforderung: ein großes Event, viele Anspruchsgruppen, kleines Team
Der GAIL Night Market ist ein kuratierter Tag- und Nachtmarkt in Gießen, veranstaltet von TD Entertainment GmbH in der historischen Fliesenfabrik GAIL. Bei einer Erstveranstaltung gibt es nichts, worauf man aufbauen kann. Kein Publikum, keine Referenz, keine Liste von Ausstellern, die beim letzten Mal dabei waren.
Gleichzeitig hängt an so einem Event mehr Verwaltung, als man von außen vermutet. Aussteller bewerben sich, müssen ausgewählt werden, bekommen einen Standplatz zugeteilt und wollen zwischendurch Antworten. Parallel muss die Veranstaltung bekannt gemacht werden, dauerhaft und nicht nur einmal. Sponsoren-Recherche und Ansprache mit geeigneten Präsentationen müssen geplant und durchgeführt werden. Google- und Social-Ads-Kampagnen müssen eingerichtet und betreut werden. Für ein kleines Team ist das der Punkt, an dem es kippt.
Der Auftrag war deshalb von Anfang an größer als eine Website. Es ging um die Website und um optimierte Abläufe dahinter.
Die Lösung: eine Website, ein Claude-Cowork-Setup & ein Telegram-Bot
Die Website transportiert die Stärken des Events, die Location, das Format und den kuratierten Anspruch, der den Markt von einem Flohmarkt unterscheidet. Für die Aussteller gibt es ein Anmeldeformular.
Hinter diesem Formular beginnt der eigentliche Teil. Jede Bewerbung läuft über einen n8n-Workflow in eine Notion-Datenbank. Dort steht, wo eine Bewerbung gerade steht, ob der Standplatz gebucht ist und ob es Rückfragen per Mail gab. Alles an einer Stelle und weitestgehend automatisiert.
Dazu kam ein Projekt-Setup, mit dem Aussteller, Sponsoren und Multiplikatoren gezielt angeschrieben wurden. Recherche, vorbereitete Mailentwürfe, Pressemeldungen und Unterlagen für Sponsorengespräche.
Der Teil, der im Alltag am meisten getragen hat, war Social Media. Ich habe einen Instagram-Workflow gebaut, der sich Bilder und Informationen aus der Notion-Ausstellerdatenbank zieht und daraus fertige Beiträge erzeugt. Die gehen nicht ungeprüft raus. Sie werden vorbereitet, eingeplant und erst nach Freigabe veröffentlicht.
Dazu kam ein Telegram-Bot für alles, was spontan passiert. Beim Aufbau ein Foto machen, einen Stichpunkt dazu schicken, fertig. Der Bot sortiert den Beitrag selbst in einen freien Termin im Redaktionsplan ein. Wer schon einmal ein Event mitorganisiert hat, weiß, warum das den Unterschied macht. Am Aufbautag hat niemand Zeit, sich in ein Planungstool zu setzen.
Über das Claude-Cowork- und VS-Code-Setup wurden die Daten der über hundert Aussteller automatisiert ins Content-Management-System von Webflow eingepflegt. Dasselbe Setup lieferte die Auswertungen. Vor dem Event mussten wir zum Beispiel wissen, wie viele Aussteller einen Stromanschluss oder einen Garderobenständer zu ihrem Standplatz gebucht hatten, um die Mengen rechtzeitig zu bestellen. Und ein Moodboard aus denselben Daten hat Auswahl und Annahme der Bewerbungen spürbar erleichtert.
Das Ergebnis: ein kleines Team mit der Schlagkraft eines großen
Ein sehr kleines Team von drei Personen hat damit die komplette Kommunikation und Organisation für ein neues Event gestemmt. Bewerbungen, Ads-Kampagnen, Sponsoren-Ansprache, Standplatzvergabe und Social Media liefen nebenher weiter, während an der konkreten Ausgestaltung des Marktes gearbeitet wurde.
Das Projekt lief über etwa sechs Monate. Der Aufwand steckte weniger im Design als in den Abläufen dahinter.
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