Was Asana eigentlich ist

Asana ist ein Projektmanagement-Tool. Man legt ein Projekt an, teilt es in Aufgaben auf, und jede Aufgabe hat einen Zuständigen, einen Termin und einen Status. Fertig, in Arbeit, wartet auf Rückmeldung. Alles an einem Ort, statt verteilt über Mails, Zettel und drei verschiedene Chatverläufe.

Für mich ist es die Schaltzentrale jedes Auftrags. Bei einer Website zum Beispiel steht dort jeder Schritt. Konzept, Wettbewerbs und Marktanalyse, Ihr Kundenprofil, Website-Texte, Design, Aufbau, Testphase, Livegang, etc. Ich hake ab, was fertig ist, und Sie sehen die Liste kürzer werden. Kein großes Geheimnis, nur Ordnung, die sichtbar ist.

Warum ich jedes Projekt darin führe

Transparenz ist bei mir kein Extra, das man dazubucht. Sie ist der Grund, warum ich überhaupt so arbeite.

Wenn Sie mich beauftragen, richte ich das Projekt in Asana ein und gebe Ihnen einen Zugang. Sie müssen nichts installieren und nichts lernen. Sie öffnen den Link und sehen den Stand. Was diese Woche dran ist, was letzte Woche fertig wurde, wo ich auf eine Antwort von Ihnen warte. Wenn Sie mir eine Rückmeldung geben sollen, sehen Sie das direkt an der Aufgabe, statt in einer langen Mail danach zu suchen. Wenn Sie neue Ideen oder ToDo´s für mich haben, notieren Sie diese in Asana und wir besprechen bei unserem nächsten Termin die anstehenden Aufgaben.

Der Unterschied klingt klein, macht im Alltag aber viel aus. Sie müssen nicht nachfragen, um beruhigt zu sein. Und ich muss keine Statusmails schreiben, in denen ich zusammenfasse, was ohnehin schon im System steht. Beide sparen sich das.

Wie ein Projekt bei mir aussieht

Ein Auftrag ist in Abschnitte geteilt. Ganz oben stehen die Aufgaben, die gerade laufen. Darunter, was noch kommt. Unten, was schon abgehakt ist + ein Backlog für neue Ideen.

Jede Aufgabe kann einen Kommentar tragen. Wenn ich eine Frage an Sie habe, hängt sie an der passenden Stelle, nicht irgendwo im Postfach. Sie antworten direkt dort, und die Antwort bleibt beim Thema. Termine sieht man auf einer Zeitleiste, sodass klar ist, wann was fällig ist. Bei einem größeren Projekt mit vielen Schritten ist das Gold wert, weil man den Überblick behält, ohne ein Tabellendokument zu pflegen, das nach zwei Wochen keiner mehr aktualisiert.

Wofür Asana auch in Ihrem Betrieb taugt

Asana ist nicht nur mein Werkzeug für Ihr Projekt. Es kann auch in Ihrem eigenen Betrieb Ordnung schaffen, wenn Abläufe sich wiederholen.

Ein Beispiel. Sie nehmen einen neuen Kunden auf, und dabei passieren jedes Mal dieselben acht Schritte. Angebot raus, Anzahlung prüfen, Termin buchen, Unterlagen anfordern, und so weiter. In Asana legt man so etwas einmal als Vorlage an. Beim nächsten Kunden startet man die Vorlage, und alle Schritte sind schon da. Nichts wird vergessen, auch nicht an einem hektischen Tag. Das ist der Punkt, an dem ein Projektmanagement-Tool von der reinen Liste zur echten Entlastung wird, gerade bei Aufträgen, die immer gleich ablaufen.

Wenn Sie so etwas für Ihren Betrieb interessant finden, schaue ich mir das im Rahmen der Automatisierung an. Manchmal reicht eine gute Vorlage, manchmal lohnt es sich, Asana mit anderen Tools zu verbinden.

Wann Asana zu viel ist

Jetzt der ehrliche Teil, denn nicht jeder braucht das.

Wenn Sie allein arbeiten oder zu zweit sind ist die bezahlte Version von Asana überdimensioniert. Bei mir im Laden haben wir Asana mit 6 Mitarbeitern, für Kundenanfragen und ToDo´s am POS kostenlos genutzt. Einige Funktionen sind dann nicht verfügbar, aber das ist oft auch gra nicht nötig.Das Werkzeug muss zur Größe passen. Ich empfehle niemandem ein teures System, das mehr Pflege kostet, als es an Ordnung zurückgibt.

Der Nutzen von Asana steigt mit der Zahl der Beteiligten und der Schritte. Ein Betrieb mit mehreren Mitarbeitern, wiederkehrenden Aufträgen und Terminen, die aufeinander aufbauen, profitiert klar.

Was Asana kostet

Reden wir über Zahlen, denn wichtig ist vor allem, dass für Sie als Kunde nichts davon anfällt.

Asana hat eine kostenlose Variante, den Personal-Tarif. Damit können bis zu zwei Personen zusammenarbeiten, mit unbegrenzten Aufgaben und Projekten. Achtung, diese Grenze hat sich verschärft. Früher durften auf dem Gratis-Tarif deutlich mehr Leute mitmachen, für neue Konten sind es inzwischen nur noch zwei. Für einen sehr kleinen Betrieb kann das aber reichen.

Wer mehr Personen oder Funktionen wie Zeitleisten und Automatisierungen braucht, zahlt für den Starter-Tarif rund 11 Euro pro Person und Monat bei jährlicher Zahlung, monatlich etwas mehr. Der Advanced-Tarif mit Zielen und Auswertungen liegt bei rund 25 Euro pro Person und Monat im Jahresabo. Abgerechnet wird pro aktivem Nutzer.

Für Sie als mein Kunde ist das alles nicht Ihr Thema. Das Asana, in dem Ihr Projekt läuft, ist meins. Ihr Einblick kostet Sie keinen Cent extra, er gehört zur Zusammenarbeit dazu. Erst wenn Sie Asana für den eigenen Betrieb aufsetzen wollen, spielen diese Tarife eine Rolle, und dann rechnen wir das vorher zusammen durch.

Was das für Sie heißt

Sie beauftragen mich und sind ab dem ersten Tag im Bilde. Sie sehen, woran ich arbeite, ohne anrufen zu müssen. Sie wissen, wann was fertig ist, und Sie merken sofort, wenn ich etwas von Ihnen brauche.

Das ist keine besondere Extraleistung, sondern einfach die Art, wie ich arbeite. Transparenz ist bei mir Standard. Sie wissen immer, woran Sie sind, und das ist genau das, was ich mir als Kunde selbst wünschen würde.